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2014 Tablas de Retención Documental

Tablas de Retención Documental

​​Tabla de Retención Documental. Oficina sin papel, Universidad con memoria


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La Universidad Cooperativa de Colombia, sede Bucaramanga, con el fin de racionalizar la producción documental, implementó la Tabla de Retención Documental (TRD), como herramienta que garantiza el control de registros, la transparencia de las acciones administrativas, y al mismo tiempo, conserva la memoria institucional.

La Tabla de Retención Documental se implementa en las 18 sedes de la Universidad Cooperativa de Colombia, y es el instrumento con el cual el encargado de Gestión Documental, dirige y coordina los documentos que generan cada una de las oficinas productoras de la Universidad; creando así una serie de directrices que establecen, el tiempo de  custodia de los documentos y el momento de transferencia entre un archivo a otro.

“En términos generales es una herramienta que nos va a permitir definir cuáles son las tipologías documentales que maneja la Universidad Cooperativa de Colombia. Esta encuesta se ha venido aplicando no sólo en la Sede de Bucaramanga, sino también en todas las Sedes del país” afirma Nidia Consuelo Pineda Cáceres, Coordinadora, del Centro de Administración Documental de la Sede Bucaramanga.

En consecuencia, la Sede de Bucaramanga realizó una sensibilización que contó con la participación del personal de la universidad, para informar la función de la TRD y la importancia de la misma.

Actualmente el Centro de Administración Documental está realizando una serie de encuestas documentales por dependencia, y se espera que para el año 2016, la Tabla de Retención Documental ya pueda ser compartida en la Universidad Cooperativa de Colombia, Sede Bucaramanga.