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2016 Inicia Ciclo de Capacitaciones en el Sistema ERP

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Inicia Ciclo de Capacitaciones en el Sistema ERP

​Inicia Ciclo de Capacitaciones en el Sistema ERP

La Subdirección de Desarrollo Institucional y Financiero de la Universidad Cooperativa de Colombia sede Ibagué, realizo junto a su homologo nacional, la capacitación sobre el manejo del sistema ERP, teniendo en cuenta las actualizaciones generadas para el presente año.

El objetivo de esta capacitación es poder socializar  la actualización y manejo de los cambios hechos en el sistema, para tratar de mitigar los re-procesos que se habían venido generando durante el proceso de compras y el proceso contable.

Algunos de estos cambios que se hicieron dentro del procedimiento fueron:

Cada jefe de dependencia o solicitante responsable de un área, debe consultar con su homologo nacional, la pertinencia o viabilidad de hacer una determinada compra, con el fin de tener el aval sin necesidad de enrutar la solicitud al jefe nacional para que éste realice la aprobación.

Los solicitantes son los únicos responsables de subir las solicitudes al sistema y en el caso de que hubiera algún error en el proceso, serán devueltas para que sea la misma persona quien haga la modificación.

Las solicitudes que tengan más de sesenta (60) días de no haber sido gestionadas en el sistema, serán eliminadas del mismo, lo que implica realizar un seguimiento permanente de cada proceso por parte de los funcionarios responsables para garantizar que esto no pase.

 

La universidad ha actualizado la parametrización de los valores de cada elemento o servicio sujeto de compra y realizando la modificación del catalogo de cuentas de los productos que vienen amarrados a las cuentas contables que corresponden, sin embargo, se debe tener la precaución de validar si dicha cuenta corresponde al elemento que se esta solicitando, el departamento y el ítem - descripción presupuesto al que corresponde.

Por último  es importante resaltar que a partir de este año toda la gestión  de compras va estar condicionada a la asignación presupuestal que tenga cada una de las dependencias o áreas de la universidad.

Por otra parte la sede realizó una ejercicio practico con cada uno de los jefes de dependencia encargados de subir solicitudes al sistema. La idea era que cada uno de los funcionarios pudiera hacer uso de la herramienta en tiempo real, subiendo las solicitudes que se tenían pendientes en dicho momento y  teniendo en cuenta las actualizaciones generadas este año. Para ello se conto con el apoyo en línea de la Directora Nacional de Compras, Aracely Olguín Zapata y la Doctora Jackeline Cardona Gil,  Subdirectora Nacional de Costos y Presupuestos quienes estuvieron en la disposición de resolver las inquietudes que se generaban a novel local, con el fin de poder hacer un acompañamiento directo y en línea a los funcionarios responsables de operar el sistema ERP.

Este proceso que viene realizando nivel nacional para la actualización del software, busca disminuir y evitar los reprocesos que impiden hacer mas eficiente el funcionamiento de este modelo administrativo.