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2013 Reuniones efectivas y productivas

Reuniones efectivas y productivas

​Reuniones efectivas y productivas

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Para tener reuniones efectivas y productivas, es importante que tengas en cuenta estas recomendaciones que desde la Dirección Nacional de Gestión Integral nos brindan:

1. Informe y recuerde previamente a los asistentes el propósito de la reunión: Contacte a los asistentes con tiempo y previamente antes de la reunión, porque algunos son propensos a olvidarla; pero también para que lleguen con el material o información que necesiten para este encuentro.

2. Invitar sólo a aquellos que son verdaderamente necesarios. Si el número de participantes aumenta, también lo hace la tendencia a estancarse la reunión. Para citar a los participantes, es necesario validar su espacio en la agenda, por medio del Outlook con el asistente de programación, que esta herramienta nos ofrece.

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 Para ello es necesario tener la cultura de utilizar la programación de las agendas.


3. Establezca y siga una agenda. Por regla general, cada reunión debe tener una agenda que tenga al menos tres puntos; los temas a tratar, el tiempo asignado para cada tema, y el responsable de hablar sobre cada tema determinado.

 

4. Establezca el propósito y motivo. Los líderes de la reunión no debe asumir que todo el mundo entiende automáticamente el propósito de la reunión y los resultados deseados. Al afirmar con claridad al inicio sobre dichos objetivos, se pondrá foco en los mismos y se dará comienzo a la reunión de forma rápida manteniéndola en pista.

 

5. Intente involucrar a cada miembro. Las reuniones puede llegar a desbalancearse cuando solo unos pocos asistentes son los que participan, al hablar y dominar las discusiones. El líder de la reunión debe tratar de involucrar a cada miembro para garantizar que la sinergia del grupo se produce.

 

6. Use las presentaciones institucionales. El dicho, una imagen vale más que mil palabras; es mucho más cierto en las reuniones. El uso de las mismas puede reducir la duración de la reunión en hasta un 28%. Siempre que sea posible, alentar a los participantes a usar diagramas, imágenes y gráficos en lugar de la entrega de páginas llenas de texto.

 

7. Agende un tema de “varios” importantes, pero no relacionados. Puede haber ocasiones en que un tema importante, que no está en la agenda, salga en una reunión y no estaba previsto. En lugar de desviar el foco de la reunión, dependiendo del tema puede ser mejor colocarlo en una lista de (varios) como temas para otra reunión.

 

8. Registre las acciones a tomar, responsables y fechas compromiso. Muchos debates en las reuniones son muy interactivos, pero si los resultados no se traducen en puntos de acción pueden no ser productivos. Cada reunión debe concluir con:

1) una descripción de las acciones a tomar
2) quién es el responsable de dicha acción
3) cuándo el compromiso debe ser cumplido

 

9. Escriba un Acta de reunión. Tomarse unos minutos para documentar una reunión es muy importante; al resumirla coloque:

1) asistentes
2) los temas principales discutidos
3) conclusiones
4) las acciones que deben tomarse
La información será fácil de registrar y difundir. Los resúmenes de reuniones deben tratar de mantenerse a una página con frases escritas en forma de viñetas explicativas y entregarlos dos días después de la reunión.
Tenga en cuenta usar el formato de Acta de reunión  FAA3-1 V2 que la Universidad tiene documentado para uso institucional.

 

10. Mida periódicamente la efectividad de las reuniones de proyecto. Cuando se celebran las primeras reuniones del proyecto muchas veces suelen ser las menos eficaces debido a los nuevos participantes, las circunstancias, el desconocimiento de las funciones, etc. Midiendo periódicamente la eficacia de una reunión, nos servirá para ir lograr mejorando los puntos débiles y llevarlas a un mayor nivel de eficiencia.