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2014 Buenas prácticas para alcanzar una oficina sin papel

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Buenas prácticas para alcanzar una oficina sin papel

​​​Gestión Documental 

Buenas prácticas para alcanzar una oficina sin papel

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Asumir comportamientos responsables desde tu oficina, es muy fácil,  la Dirección Nacional de Gestión Documental comparte algunas acciones para que estés comprometido con las acciones de responsabilidad ambiental que desarrolla la Universidad, solo basta con reducir. Veamos: 

  • ​Fotocopia e imprime a doble cara. Tus compañeros de la Dirección Nacional Gestión Tecnológica  te enseñan como configurar tu impresora para esto. Recuerda que utilizar el papel a una sola cara, disminuye dramáticamente la vida útil de las impresoras; imprime mejor a doble cara.
  • Reduce el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar, de tal forma que en una cara de la hoja queden dos o más páginas por hoja, una práctica muy apropiada para revisión de borradores. Pruébalo.
  • Elige un tamaño de fuente pequeño. En nuestra institución está establecida la fuente: Arial, en tamaño 11 puntos. Configura de manera predeterminada tus aplicativos ofimáticos (Microsoft Word, Excel y Outlook).
  • Configura correctamente las páginas, cuando un documento queda mal presentado, frecuentemente se debe a que no verificamos la configuración de los documentos antes de dar la orden de impresión. Recuerda entonces, que antes de dar por terminado el documento, debes revisar y configurar bien la página.   
  • Lectura y corrección en pantalla. Durante la elaboración de un documento es común que se corrija entre dos o tres veces antes de su versión definitiva; hazlo en pantalla y evita imprimir documentos.
  • Evita copias e impresiones innecesarias, es importante determinar antes de crear o generar múltiples ejemplares de un mismo documento si son realmente indispensables. Publica los anexos a un Memorando o Circular Interna por intermedio de la plataforma de contenidos; así aseguras su perdurabilidad y oficialización del trámite o solicitud.
  • Conoce el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras. Es importante que todos los empleados conozcan el correcto funcionamiento de impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales para evitar el desperdicio de errores en su utilización. De ser necesario, las áreas de Tecnología y Gestión Documental en las sedes estamos dispuestos a apoyarlos. 

Autor: Director Nacional de Gestión Documental, Carlos Alberto Zuñiga.