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2015 Más efectividad en los procesos financieros

Universidad Cooperativa de ColombiaSala de Conocimiento2015Más efectividad en los procesos financieros

Más efectividad en los procesos financieros

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​Finanzas 


Más efectividad en los procesos financieros 


           

De manera receptiva y positiva se ha acogido el Módulo de Control de Compromisos que comenzó a operar en la Universidad desde el 1 de julio, mejorando el proceso de aprobación presupuestal, el cual, hasta el 30 de junio se realizaba de forma manual vía correo electrónico. Ahora, se realiza de forma automática en el Sistema una vez se aprueba la solicitud de compra.

Durante los últimos días, luego de este cambio, la Subdirección de Costos y Presupuestos ha estado resolviendo inquietudes e incidencias que se generan con respecto a las solicitudes de compra y órdenes de pedido, que no habían sido tramitadas y/o aprobadas a la entrada en producción del Sistema.

Se resalta, que este módulo impacta a la Institución, los procesos y la optimización del trabajo; dado que la Universidad tiene control presupuestal de los ingresos y los gastos en tiempo real, permitiendo así tomar decisiones de forma oportuna, se articulan los procesos de la Universidad garantizando la confiabilidad de la información y se optimiza el tiempo de trabajo, evitando la realización de procesos manuales. 

Aspectos a tener en cuenta:

1. Elaboración de la solicitud de compra.

2. Aprobación del líder de acuerdo al flujo que se haya establecido.

3. Validación presupuestal automática en el sistema (disponibilidad presupuestal).

4. en caso de no existir presupuesto en gastos de funcionamiento, debe requerirse el traslado presupuestal mediante la información de la combinatoria contable  origen y destino a los siguientes correos:


Para los PDE (programas con destinación específica)  y los proyectos de inversión, el proceso de traslados presupuestales se realiza directamente a través de la subdirección de costos y presupuestos, diariamente en horas de la tarde, siempre y cuando existan recursos asignados a la sede.

5. Si se generan errores en la validación presupuestal, debe informarse mediante correo electrónico o llamada telefónica a:


6. Las adiciones presupuestales aplican cuando hay una nueva generación de ingresos que financie los nuevos gastos requeridos.

7. La gestión de cuentas contables es responsabilidad de la dirección nacional de contabilidad.

8. La gestión de centros de costos (departamentos) es responsabilidad de la subdirección nacional de costos, presupuestos y activos fijos.