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2015 Para Wilbert Arley Restrepo Arenas, el Gestor de Contenidos una herramienta anti excusas

Universidad Cooperativa de ColombiaSala de Conocimiento2015Para Wilbert Arley Restrepo Arenas, el Gestor de Contenidos una herramienta anti excusas

Para Wilbert Arley Restrepo Arenas, el Gestor de Contenidos una herramienta anti excusas

​Institucional 

Para Wilbert Arley Restrepo Arenas, el Gestor de Contenidos una herramienta anti excusas

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Para Wilbert Arley Restrepo Arenas, especialista de Multilingüismo  el Gestor de Contenidos es una herramienta que tienen muchas bondades, de fácil uso y con pasos muy simples e importantes, pero al principio sintió  mucha resistencia porque no comprendía su uso y consideraba que el manejo era complejo y engorroso.

No me llego el correo, se fue a bandeja de spam, no lo mandaste, son excusas frecuentes en la cotidianidad laboral, pero el manejo de la información institucional a través de una herramienta como el Gestor de Contenidos previene este tipo de inconvenientes en la comunicación.

“Como a muchos en la Universidad, la herramienta al principio me pareció muy difícil, complicada, me resistí porque no entendía la razón por la cual la Universidad  había invertido tanto dinero para esta herramienta si ya teníamos el Outlook que era más simple, me pareció muy engorrosa, creía que demandaba mucho tiempo y como no usaba regularmente la herramienta no le veía sentido.
Con el apoyo del equipo de gestión documental  me acerque poco a poco a la herramienta, acudiendo a las notas que tenia de las capacitaciones y fui aprendiendo la dinámica, luego  cuando la Subdirección de Multilingüismo se suma a las directrices de la Universidad y empezaron todos a usar el sistema exigiendo a los coordinadores de los centros de idiomas el uso de la herramienta” memorice los pasos y le encontré utilidad,  aplicabilidad, y los pasos se hicieron más simples”. Afirmó el especialista de Multilingüismo.

Al igual que Wilbert Arley, otras personas en la Universidad sintieron o sienten lo mismo, pero muchos ya han empezado a encontrar las ventajas que tiene el sistema. En el uso han encontrado todas las bondades que tiene la plataforma,  ventajas como la seguridad en la publicación de contenidos y la certeza de la completitud de lo enviado, pues cada campo obligatorio que se diligencia evita  que se escapen detalles como: asunto, anexos, entre otros, olvidos que son más habituales en los correos electrónicos. 

“Hoy siento que el Gestor de Contenidos  es una herramienta amigable, confiable, que se aprende en el uso y se vuelve mecánico,  termina siendo un proceso muy ágil, con muchas más posibilidades que el correo tradicional. Si las personas se acercarán y se atrevieran a explorar la herramienta, conocerías sus bondades, entenderían las ventajas que tiene. Entendí que el correo electrónico institucional tiene un uso diferente”. Expresó el especialista.

La Dirección Nacional de Gestión Documental ha generado instructivos, tutoriales y han realizado capacitaciones grupales y asesorías individuales con las dependencias y personas de la Universidad que en las diferentes instancias deben usar la herramienta y comprender la gestión documental de una manera distinta, desde el aseguramiento de la información.

Quienes deseen obtener asesoría frente a este tema pueden dirigirse a las áreas de Gestión Documental en las sedes y a la Dirección Nacional, porque es esencial que todos obtengan los conocimientos básicos y quienes ya los tienen puedan empezar a  aprender opciones más avanzadas.