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2016 Protección y seguridad en la información

Universidad Cooperativa de ColombiaSala de Conocimiento2016Protección y seguridad en la información

Protección y seguridad en la información

​​Gestión documental ​

Protección y seguridad en la información 


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Actualmente, se está trabajando en estabilizar la herramienta y dar más apoyo a todos los usuarios que gestionan series documentales por este medio,el propósito es de garantizar que sea efectivo y así  asegurar que  las personas lo utilicen más y reconozcan los beneficios que tiene para su proceso. La idea es que este año, se dé un buen acompañamiento sobre el Gestor de Contenidos y garantizar el uso y el reconocimiento de las ventajas que tiene para toda la comunidad universitaria. Con el apoyo del área de tecnología, se está trabajando en la migración del contenido del sistema que almacena la información de las historias laborales, convenios, acuerdos, compras, para llevarlas al gestor. Con esto, se está  garantizando mayor disponibilidad, seguridad, confidencialidad en el manejo documental de la institución. 

Otra propuesta que se está consolidando en la dirección, es la implementación de un servidor de archivos, llamado File server, que tiene como objetivo que los empleados cuenten con un respaldo de seguridad de la información que tramitan en sus equipos de cómputo, así como la posibilidad de trabajar con carpetas compartidas con sus compañeros de trabajo. Con esto se pretende dar respaldo a los archivos realmente necesarios, generar un buen uso a la información, que se comparte y pueda mejorar las herramientas de trabajo. El piloto se está haciendo con 5 áreas, donde se está definiendo las carpetas, los documentos electrónicos, y una vez hagamos ese piloto nacional, se hará el despliegue a todas las sedes; con esto se quiere evitar que las áreas no utilicen herramienta externas. 

Unida a la implementación del File server, se realizará la aplicación de las Tablas de Retención Documental para la parte electrónica, teniendo en cuenta que la gran ventaja que se tendrá con el servidor de archivos, es que con este se podrá obtener protección y seguridad en la información de la institución, por eso las TRD, nos da la pauta sobre lo que deberá realmente conservado por cada área. Se espera que este sistema tenga una gran acogida por todo el personal administrativo.